השלבים בתהליך באחריות המזמינים:
1. יש לוודא כי הספק אינו קיים במערכת SAP או .SRM
2. לשלוח לספק את הקישור לטופס הממוחשב.
3. ברגע שהספק ימלא וישלח את הטופס, תקבלו התראה במייל (הספק חייב למלא את כתובת המייל של המזמין). כל עוד לא התקבלה ההתראה הספק טרם הגיש את מסמכיו ויש לבצע המשך מעקב מולו.
בכל שלב של הטיפול בטופס על ידי בקרת רכש ומחלקת חשבות מתקבלים עדכונים לכתובת המייל של המזמין.
בסיום התהליך לכתובת המייל של המזמין נשלח מספר ספק שנפתח במערכת SAP ו-SRM
במקרה של שאלה או בעיה ניתן לפנות לריטה רבינוביץ, בקרת רכש ritarab@technion.ac.il